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| 十多年前公司有位老外來訪，我負責安排公務會議（business meeting）之外的旅遊與餐飲。從小籠包（steamed dumpling）到北京烤鴨（Peking roast duck），從夜市到餐廳，各式的中餐我都盡力安排，因為與這位客人聊得很愉快，到了最後兩天他直接告訴我說，想吃漢堡，不想再吃中菜啦。我當時非常驚訝地問他為什麼?他說開會的壓力非常大，偶爾體驗（experience）一下中菜很愉快，可是有時候吃熟悉的食物，比較能減壓。我才理解接待外賓要以客為尊，要考量到對方的需求。 |
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| 要讓來客賓至如歸，首先要了解他的時間表（schedule）、行程表（itinerary）、相關的議程表（agenda）等。 |
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這樣的考量不只是吃飯，要讓來客賓至如歸，首先要了解他的時間表（schedule）、行程表（itinerary）、相關的議程表（agenda）等。畢竟接待外賓的本職是公務的，吃喝玩樂是附帶的。從公務上看，從住宿到飯局安排，都要以正事為優先；至於接待的禮儀規格（guest-receiving etiquette and protocol），也要經過上級批准，因為接待外賓花錢又耗時間，如果未經允許，「後果」慘重。考量以下的重點，就不會出錯。
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| 1. 規格（standard） |
2. 對象（guest） |
| 3. 公務時間表（business schedule） |
4. 喜好（preference） |
| 5. 住宿（accommodation） |
6. 交通工具（transportation service） |
| 7. 餐飲（meal arrangement） |
8. 旅遊（traveling） |
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除了吃飯，不要以為安排旅館很容易，例如副總裁階級以上的要住商務樓層，一般階級只能住五星級飯店的一般樓層。商務樓層有自己的早餐區，用餐規格不同。另外，還有房型的選擇；有一次兩位外賓要住在同一間房間，我訂了一間double bed的房型，當時我心中想的是兩張床，後來才知道兩張床是twin bed，更複雜的是還有king-size（193公分寬，203公分長）和queen-size（152公分寬，203公分長）及一般床型的差異。
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| 如果接待方式令人滿意又能節約費用，就可證明你的辦事能力，前途光明也就想當然爾。 |
| 五星級飯店又分國際連鎖（international hotel chain）或國內連鎖（domestic hotel chain），通常跨國公司都會選擇住國際連鎖飯店，因為有全球合約（global contract），價錢通常會比較便宜。五星級飯店通常有機場接送的服務（limousine service），如果你忙不過來，可以考慮利用這項服務，不過費用如何計算，公司能不能報銷也要先了解清楚。 |
| 做好以上的事情就能夠讓外賓留下永久的深刻印象（leaving a good impression），對於公司的業務，甚至於你的職涯，可能都有意想不到的影響，由於這些貴賓多半是公司的高級長官，或是與公司往來的重要人脈，如果接待方式令人滿意又能節約費用，就可證明你的辦事能力，前途光明也就想當然爾。 |
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住宿 (n.) accommodation
觀光 (n.) sightseeing
安排 (n.) arrangement
推薦 (v.) recommend
接送 (phr.) pick someone up
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請問你星期一有多少時間可以開會呢?
How much time do you have for a meeting on Monday?
你喜歡什麼樣的食物呢?
What kind of food do you like?
我6:30會去接你。
I’ll pick you up at 6:30.
你能推薦我一些可以去地方嗎?
Can you recommend somewhere I could go?
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內容引用來源
http://www.toeic900.com.tw/?p=6554
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